A atribuição das funções e responsabilidades que envolvem as atividades de uma empresa é fundamental para o crescimento do negócio. Definir quem são os envolvidos em um projeto, assim como deixar claro os deveres e obrigações de cada um, pode evitar os possíveis desentendimentos entre os membros da equipe.
No entanto, apenas as definições por si só não são suficientes, é preciso documentá-las. É justamente isso que propõe a matriz de responsabilidade, também conhecida como matriz RACI. Quer saber mais sobre ela? Continue a leitura deste texto!
Mas afinal, o que é a matriz de responsabilidade?
A matriz de responsabilidade é uma ferramenta que tem como objetivo principal facilitar o gerenciamento de projetos ou processos, atribuindo aos seus integrantes suas respectivas tarefas e responsabilidades, como o próprio nome já diz.
A formalização das informações pode ser feita em uma planilha do Excel ou por meio de um software de gestão de projetos. Seja qual for a sua preferência, o importante é que você tenha tudo documentado.
Como usar a matriz de responsabilidade?
Agora que você já tem uma ideia melhor sobre o assunto, deve estar se perguntando como usar a matriz de responsabilidade nas suas atividades, certo? Antes de tudo, é interessante saber que a sigla RACI vem do inglês: Responsible, Accountable, Consulted e Informed.
Cada uma dessas palavras corresponde a uma função dentro de um projeto, processo, serviço ou até mesmo no contexto de um determinado departamento. Para que você entenda melhor, veja o que cada uma delas representa.
Responsible
O responsável pela execução, isto é, quem de fato trabalha na atividade.
Accountable
Aqui é a vez da autoridade responsável pelo aceite formal de um produto ou uma tarefa. Essa pessoa tem o poder de delegar as funções, no entanto, ela é a única que pode determinar o trabalho como concluído, ou seja, é a responsável pela aprovação do que foi realizado.
Consulted
Consulted em português significa “consultado”. O termo na matriz de responsabilidade se refere àquele indivíduo cuja participação agrega valor ao resultado final do produto ou serviço, por exemplo.
Em outras palavras, é quem tem a experiência e o conhecimento que podem contribuir positivamente para o que está sendo feito. Em alguns casos, o “consultado” pode se envolver inclusive nas decisões.
Informed
Por último, vem o “informado“. Ele deve ser notificado sobre as ações e os resultados de uma atividade, mas não precisa participar dos processos de decisão que os envolvem. A comunicação é no sentido de deixá-lo ciente do que está acontecendo, muitas vezes por exigência da própria pessoa.
Para atribuir essas responsabilidades de acordo com as diversas tarefas de um setor, basta criar uma tabela que especifique as funções de cada integrante conforme os seus deveres. Simples, não é?
Quais são as regras para o uso da matriz de responsabilidade?
Há duas regras que não devem ser desobedecidas:
- para todo e qualquer tipo de processo, deve-se ter ao menos um responsável pela sua execução (R) e uma autoridade encarregada da sua aprovação (A);
- uma atividade, seja ela qual for, não pode ter mais do que um “aprovador” (A).
Quais são os principais benefícios do uso da matriz de responsabilidade?
Após ter visto o que é e também como utilizá-la, confira a seguir os principais benefícios do uso da matriz RACI.
Facilidade de rastreio das informações
O registro dos projetos, processos e serviços, aliado a um bom sistema de gerenciamento, certamente facilitará o rastreio de suas informações. A formalização das obrigações com seus respectivos responsáveis será de muito valor caso os gestores precisem consultar algo relacionado a tais atividades.
Saber quem é o “dono da tarefa” encurtará o caminho até a informação desejada, disso não há dúvidas.
Melhora na responsabilização das tarefas
Devido a não documentação das responsabilidades, ocorre, muitas vezes, o conflito entre os departamentos pelo simples fato de que ninguém sabe quem deve executar uma determinada tarefa.
Essa confusão acarreta diversos problemas para a empresa, que podem envolver a produtividade, a qualidade ou até mesmo o relacionamento entre os envolvidos. A aplicação de uma matriz RACI tende a evitar as situações conflitantes, já que as incumbências estarão bem definidas.
A grande vantagem aqui é que a matriz de responsabilidade determina onde começam e acabam os “direitos” de um e de outro colaborador.
Otimização do contato entre os membros da equipe
Imagine as seguintes situações:
- uma pausa nas atividades devido a uma manutenção no sistema que já estava programada, mas que você e seus colegas nem ao menos tinham conhecimento;
- erros operacionais em virtude de uma mudança nas diretrizes de um determinado processo, sendo motivados, na sua maioria, pelo desconhecimento dos novos procedimentos;
- a equipe fica sabendo somente às vésperas da entrega de um projeto que ele tinha sido cancelado há semanas e, por isso, estavam trabalhando em algo que já não era mais relevante.
Enfim, esses problemas ocorreram, hipoteticamente, porque nem todos os envolvidos foram notificados sobre tais circunstâncias. Esquecer ou ignorar alguns integrantes da equipe é mais comum do que se imagina, pode acreditar, mas é algo que pode ser evitado se as funções estiverem bem documentadas.
Aumento no engajamento
Com a otimização do contato entre os membros da equipe e a consequente redução de dúvidas, confusões, falhas de comunicação e outros problemas dentro dos projetos e processos, é possível que seus colaboradores se sintam mais confortáveis durante as rotinas de trabalho e, consequentemente, que aumentem o seu engajamento.
Economia de tempo e recursos
A matriz de responsabilidade faz com que apenas os colaboradores envolvidos nos projetos participem das reuniões. Com isso, aqueles funcionários que estão destinados a outros processos podem se dedicar a eles, otimizando o tempo gasto nessas funções.
Isso também permite diminuir o gasto com recursos, melhorando o custo-benefício dos processos ao longo do tempo.
Aumento do senso de responsabilidade
A formalização das responsabilidades de cada um é fundamental para minimizar falhas que possam comprometer os projetos, tais como:
- atrasos;
- atividades esquecidas;
- procrastinação;
- necessidade da intervenção de um outro colaborador para conseguir entregar as tarefas.
Assim, cada membro da equipe tem noção de suas responsabilidades e sabe quais são as atribuições que competem a cada um dos colaboradores. Dessa forma, podem ser cobrados pelos seus superiores para a realização dessas atividades específicas.
É possível adaptar a matriz RACI e as diretrizes que ela apresenta?
Muitas vezes, é difícil conseguir implementar a matriz RACI para a realidade da sua empresa, pois há peculiaridades internas que não permitem a aplicação literal dessa matriz no dia a dia. Nesse caso, surge a seguinte dúvida: é possível fazer as adaptações necessárias para isso?
A resposta é sim! No dia a dia, há situações que exigem um maior número de pessoas nos projetos, com diferentes atribuições. Por isso, não dá para aplicar a matriz RACI da forma como ela foi criada.
Por exemplo, se você necessita colocar um accountable que não está necessariamente na gestão de um projeto específico, mas precisa estar presente no momento do aceite de entregáveis, como fazer isso dentro de uma matriz RACI?
É possível realizar determinadas adaptações para esse fim, de forma que exista a possibilidade de aplicar a matriz de responsabilidade dentro da natureza específica da sua empresa, seja para um projeto específico, seja continuamente. Para isso, pode-se criar novas funções e adaptações, tais como:
- manager (M): um colaborador que se torna responsável pelo gerenciamento da entrega, mas que não é o responsável pela aprovação final;
- backup (B): é o colaborador “reserva”, ou seja, ele assume o projeto caso o responsável original tenha algum problema que o impeça de continuar na tarefa;
- notify (N): são aqueles responsáveis por notificarem o informed sobre entregas, atividades, entre outros pontos fundamentais das rotinas internas;
- originator (O): é o responsável pela criação de atividades dentro do projeto.
Assim, quando você começa a implementar esses papéis dentro dos projetos específicos, é possível ter uma melhor adaptabilidade da matriz dentro das atividades e da organização como um todo.
Como otimizar a matriz de responsabilidade dentro da empresa?
Você sabia que há como potencializar a matriz RACI dentro das organizações? Algumas medidas podem ser implementadas para esse fim, por exemplo:
- utilize softwares de gerenciamento de projetos focados na matriz RACI e na automatização de processos;
- mantenha o foco nas tarefas, metas e decisões;
- evite generalidades administrativas;
- deixe a matriz RACI alinhada com os planos e objetivos do negócio;
- tenha sempre as definições da matriz por perto no dia a dia.
Quando fazer uso da matriz de responsabilidade?
De um modo geral, a ferramenta pode ser utilizada em praticamente todas as atividades que envolvem um negócio. No entanto, seu uso será mais indicado se:
- a equipe vem apresentando dúvidas e fazendo reuniões constantes para determinar quem deve se encarregar de uma tarefa;
- não estiver claro quem deve ser o responsável pela aprovação do que será ou está sendo feito;
- houver dúvidas em relação a quem precisa ser consultado ou informado.
Por não terem os processos formalizados e documentados, as empresas correm o risco de perder sua efetividade. A procrastinação ou a negligência por parte dos funcionários, por exemplo, são alguns dos fatores que podem contribuir para isso.
Sendo assim, considere a matriz de responsabilidade como uma ferramenta que favorecerá o desempenho e, consequentemente, o crescimento da organização.
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