A atribuição das funções e responsabilidades que envolvem as atividades de uma empresa é fundamental para o crescimento do negócio. Definir quem são os envolvidos em um projeto, assim como deixar claro os deveres e obrigações de cada um, pode evitar os possíveis desentendimentos entre os membros da equipe. No entanto, apenas as definições por si só não são suficientes, é preciso documentá-las, e é justamente isso que propõe a matriz de responsabilidade.
Mas afinal, o que é a matriz de responsabilidade?
Matriz de responsabilidade, ou também conhecida como matriz RACI, é uma ferramenta que tem como objetivo principal facilitar o gerenciamento de projetos ou processos, atribuindo aos seus integrantes suas respectivas tarefas e responsabilidades, como o próprio nome já diz.
A formalização das informações pode ser feita em uma planilha do Excel ou por meio de um software de gestão de projetos. Seja qual for a sua preferência, o importante é que você tenha tudo documentado.
Como usar a matriz de responsabilidade?
Agora que você já tem uma ideia melhor sobre o assunto, deve estar se perguntando como usar a matriz de responsabilidade nas suas atividades, certo? Antes de tudo, é interessante saber que a sigla RACI vem do inglês: Responsible, Accountable, Consulted e Informed.
Cada uma dessas palavras corresponde a uma função dentro de um projeto, processo, serviço ou até mesmo no contexto de um determinado departamento. Para que você entenda melhor, veja o que cada uma delas representa:
Responsible
O responsável pela execução, isto é, quem de fato trabalha na atividade.
Accountable
Aqui é a vez da autoridade pelo aceite formal de um produto ou uma tarefa. Essa pessoa tem o poder de delegar as funções, no entanto, ela é a única que pode determinar o trabalho como concluído, ou seja, é a responsável pela aprovação do que foi realizado.
Consulted
Consulted em português significa “consultado”. O termo na matriz de responsabilidade se refere àquele indivíduo cuja participação agrega valor ao resultado final do produto ou serviço, por exemplo.
Em outras palavras, é quem possui a experiência e o conhecimento que pode contribuir positivamente ao que está sendo feito. Em alguns casos, o “consultado” pode se envolver inclusive nas decisões.
Informed
Por último, vem o “informado“. Esse é o que deve ser notificado sobre as ações e resultados de uma atividade, mas que não precisa participar dos processos de decisão que a envolvem. A comunicação é no sentido de deixá-lo ciente do que está acontecendo, muitas vezes por exigência da própria pessoa.
Para atribuir essas responsabilidades de acordo com as diversas tarefas de um setor, basta criar uma tabela que especifique as funções de cada integrante conforme os deveres do setor. Simples, não é?
Quais são as regras para o uso da matriz de responsabilidade?
Há duas regras que não deveriam ser desobedecidas:
- Para todo e qualquer tipo de processo, deve-se ter ao menos um responsável pela sua execução (R) e uma autoridade pela sua aprovação (A);
- Uma atividade, seja ela qual for, não pode ter mais do que um “aprovador” (A).
Quais são os principais benefícios do uso da matriz de responsabilidade?
Após ter visto o que é e também como utilizá-la, confira a seguir os principais benefícios do uso da matriz RACI:
1. Facilidade de rastreio das informações
O registro dos projetos, processos e serviços, aliado a um bom sistema de gerenciamento, certamente facilitará o rastreio de suas informações. A formalização das obrigações com seus respectivos responsáveis será de muito valor caso os gestores precisem consultar algo relacionado a tais atividades.
Saber quem é o “dono da tarefa” encurtará o caminho até a informação desejada, disso não há dúvida.
2. Melhora na responsabilização das tarefas
Devido a não documentação das responsabilidades, ocorre, muitas vezes, o conflito entre os departamentos pelo simples fato de que ninguém sabe quem deve executar uma determinada tarefa.
Essa confusão pode acarretar diversos problemas para a empresa, seja em relação à produtividade, à qualidade ou até mesmo ao relacionamento entre os envolvidos. A aplicação de uma matriz RACI tende a evitar as situações conflitantes, já que as incumbências estarão bem definidas.
A grande vantagem aqui é que a matriz de responsabilidade determina onde começam e acabam os “direitos” de um e outro.
3. Otimiza o contato entre os membros da equipe
Imagine as seguintes situações:
- uma pausa nas atividades devido a uma manutenção no sistema que já estava programada, mas que você e seus colegas nem ao menos tinham conhecimento;
- uma série de erros operacionais em virtude de uma mudança nas diretrizes de um determinado processo, sendo motivados, na sua maioria, pelo desconhecimento dos novos procedimentos;
- a equipe fica sabendo somente às vésperas da entrega de um projeto que este tinha sido cancelado há semanas e, por isso, estavam trabalhando em algo que já não era mais relevante.
Enfim, esses problemas ocorreram, hipoteticamente, porque nem todos os envolvidos foram notificados sobre tais circunstâncias. Esquecer ou ignorar alguns integrantes da equipe é mais comum do que se imagina, pode acreditar, mas é algo que pode ser evitado se as funções estiverem bem documentadas.
Quando fazer uso da matriz de responsabilidade?
De um modo geral, a ferramenta pode ser utilizada em praticamente todas as atividades que envolvam um negócio. No entanto, seu uso será mais indicado se:
- a equipe vem apresentando dúvidas e fazendo reuniões constantes para determinar quem deve se encarregar por uma tarefa;
- não estiver claro quem deve ser o responsável pela aprovação do que será ou está sendo feito;
- houver dúvidas em relação a quem precisa ser consultado ou informado.
Por não ter os processos formalizados e documentados, as empresas correm o risco de perder sua efetividade. A procrastinação ou a negligência por parte dos funcionários, por exemplo, são alguns dos problemas que podem contribuir para isso.
Sendo assim, considere a matriz de responsabilidade como uma ferramenta que favorecerá o desempenho e, consequentemente, o crescimento da organização.
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