Kanban: conheça a metodologia que vai aumentar a produtividade do seu negócio

Kanban é uma metodologia japonesa que tem como objetivo priorizar as tarefas de maneira eficiente. Para isso, usa-se um quadro com três colunas: “a fazer”, “fazendo” e “feito”, e, assim, num fluxo contínuo de trabalho, realiza-se apenas o que é necessário, quando necessário.

A fim de organizar as tarefas, os famosos post-its são muito úteis, já que é possível migrá-los de uma faixa para outra sem muito esforço. Sim! De maneira visual e prática, o Kanban tem muito a facilitar o seu trabalho.

Se você tem muitas atribuições ao longo do dia, não sabe de que forma priorizá-las, mas quer e precisa manter a produtividade, esse método pode auxiliá-lo. Continue a leitura e aprenda, de uma vez por todas, como o Kanban pode alavancar os seus projetos empresariais e, consequentemente, a sua carreira como gestor.

Por que usar o Kanban?

O Kanban é um sistema prático e visual, mesmo que seja da década de 60, podendo ser adaptado ao cenário digital, tornando-se essencial para o desenvolvimento de projetos individuais e, até mesmo, facilitando a delegação entre equipes.

Ele promete facilitar os dias por tarefas previamente organizadas, levando a equipe a trabalhar somente no que é necessário, sem prejudicar o resto do serviço.

Essa técnica é muito usada para o lançamento de produtos, na engenharia de produção, no marketing e onde mais for necessário o foco produtivo para alguma demanda. Para isso, basta usar o método ao dividir as tarefas mais importantes do dia ou da semana, separando-as em pequenos objetivos individuais e, assim, garantindo a efetividade das demandas em grupos.

Quais as vantagens em usar essa metodologia?

Além da praticidade em aplicar essa ferramenta, o Kanban é uma forma eficiente e simples de organizar as demandas de trabalho mesmo que com apenas três fileiras e uma porção de post-its. No entanto, saiba que as vantagens dessa técnica são muitas e observadas no mundo todo até hoje. A fim de conhecê-las melhor e aplicá-las, veja quais são elas a seguir.

Possibilidade de ter uma visão geral dos problemas e oportunidades

Quando apenas uma pessoa tem arquivados todos os afazeres, fica mais difícil dar conta de tudo. Mas também, nem sempre é prático ou fácil delegar algo, não é mesmo?

Se esse é um dos seus desafios de trabalho, saiba que o Kanban pode ajudá-lo, já que seu sistema é totalmente visual e, dessa maneira, fica mais fácil dividir as funções por etapas, de acordo com as suas prioridades.

Dessa forma, a gestão consegue ter uma visão macro e concreta de todas as atividades que estão sendo desempenhadas durante o processo e dividi-las entre os membros da equipe, de modo que todos juntos participem da técnica.

Aumento da produtividade

Ao ter a priorização de tarefas como ponto mais importante do processo, é possível que haja um aumento da produtividade do seu time, uma vez que a equipe saberá o que precisa fazer primeiro e focará somente aquilo.

Além disso, com essa prática, é reduzida a ociosidade dos colaboradores, e ter esse controle é um grande problema das organizações hoje em dia. Com as metas claras no quadro, eles sabem exatamente quais ações devem tomar durante o dia, reduzindo, assim, as atividades desnecessárias.

Auxílio na definição de prioridades

Ao colocar todas as metas no jogo, fica mais fácil de o gestor comandar as prioridades e, dessa forma, defini-las.

Assim, é necessário ter um planejamento, com metas e objetivos claros, a fim de alcançar, com sucesso, a estratégia da empresa.

Facilitação do fluxo de trabalho

De maneira simples e fácil, é possível facilitar o fluxo de trabalho com essa ferramenta sem perder a qualidade do serviço prestado.

Em razão da praticidade e da descomplicação, é possível fazer ajustes ao longo do dia de acordo com o andamento dos afazeres e, assim, ser mais preciso em chegar aos resultados, facilitando também os processos do dia seguinte, por exemplo.

Auxílio na colaboração

O Kanban, dentro de uma organização, deve ser aplicado a uma equipe, portanto, o clima de colaboração tende a se fortalecer, uma vez que todos trabalharão juntos em prol de um resultado e terão, em suas vistas, as atividades individuais e as dos colegas.

Dessa forma, o método auxilia para que haja empatia entre os times, uma vez que, ao olhar o quadro e perceber que um colega está com demandas atrasadas, o colaborador pode ajudar a resolvê-las, afinal, se um não concluir, a próxima etapa não andará.

Como usar essa metodologia?

Para iniciar esse processo dentro da organização, você precisará de quatro etapas. São elas:

• planejar;
• elaborar metas e objetivos;
• preparar a equipe;
• definir as prioridades.

Os dois primeiros pontos são feitos pela gestão, para, só depois, treinar a equipe explicando como as demandas funcionarão a partir de então. É importante que todos estejam alinhados antes de colocar o método em prática, dessa forma, os resultados serão mais rápidos.

Seu objetivo é separar, de forma prática, as tarefas mais importantes do dia, por exemplo. Para isso, você precisará de um objetivo central, uma meta maior, por exemplo, e um quadro com as três colunas.

A primeira fileira é a do “a fazer”, na qual o gestor deve colocar as demandas daquele dia, por ordem de prioridade. É possível colocar uma ou mais de uma, e as próximas etapas ficarão por conta da participação dos colaboradores.

A segunda é a “fazendo”, na qual fica disponível para todos o que está sendo executado naquele momento.

E, por último, há a fileira “feito”, em que, a cada término de tarefa, a que estava lá na primeira, depois de todo o processo, passa para a última.

Muitos gestores encontram dificuldades de escalar equipes por conta da rotina. São muitas as atribuições diárias mais os resultados individuais do seu time. Pensando nisso, você pode usar essa ferramenta junto aos colaboradores.

Como abordamos no início, o Kanban não precisa ser apenas uma metodologia analógica. Pensando em gestores que passam a maior parte do dia longe da equipe, resolvendo demandas e participando de reuniões, é que a tecnologia pode ajudar, e você pode acompanhar o rendimento do grupo de onde estiver.

É por isso que a Qualitor vem com seus sistemas de gerenciamento de equipe facilitando a vida de muitos coordenadores. Quer conhecer mais sobre isso? Entre em contato conosco!