

Um dos maiores desafios da gestão de tarefas está no estabelecimento de metas pouco realizáveis na prática. Isso gera graves consequências ao time, como a desmotivação no trabalho e a baixa qualidade do produto ou serviço que será entregue. Outra situação bastante complicada diz respeito à falta de uma melhor organização das atividades, bem como as atribuições delas aos colaboradores.
Esses e outros desafios podem ser resolvidos por meio de boas práticas e do uso de tecnologia. Pensando nisso, preparamos para você, neste artigo, 4 dicas que ajudarão a gerir melhor as tarefas na empresa, ressaltando também as ferramentas que podem ser adotadas. Boa leitura!
Quando o colaborador sabe exatamente o que fazer na jornada de trabalho, a sua produtividade tende a ser maior. Isso pode ser feito, por exemplo, elencando todas as atividades que devem ser feitas e o nível de prioridade delas. Nesse sentido, uma boa prática é priorizar, no início do dia, tudo aquilo que está pendente, é urgente ou possui um nível maior de complexidade. Procedendo dessa forma, o colaborador fica um pouco mais tranquilo no resto do dia, fazendo tarefas mais simples e com nível de prioridade menor.
Não é raro o caso de uma atividade ser delegada para ser concluída em tempo x que acaba extrapolando o prazo. Um dos motivos disso é a falta de realismo nos objetivos e nas metas que foram traçados. Uma forma simples de resolver essa situação é considerar uma “folga” no tempo de execução da tarefa, pois imprevistos podem acontecer ao longo do percurso e demandar um prazo maior.
O gestor que opta por fazer uma quantidade excessiva de tarefas tende a se atrasar e prejudicar o andamento de um projeto. A partir do momento em que ele delega atividades, a sua atenção passa a ser voltada para as suas principais habilidades, que são as gerenciais. Conhecer bem o time e as expertises dos colaboradores é fundamental na hora de fazer a correta atribuição das tarefas.
Qual é o objetivo de uma tarefa específica? Negociar com fornecedores e baixar custos? Aumentar a produtividade em algum setor? Dentro de uma empresa, existem inúmeros propósitos que fazem uma atividade fazer sentido, cabendo aos gestores usar indicadores e medir a efetividade do trabalho realizado.
Além disso, é possível também mensurar a performance individual e da equipe, visto que essas informações fornecem uma boa noção acerca do cumprimento de objetivos, metas e prazos. Os indicadores podem mostrar, por exemplo, que um profissional não está sendo produtivo naquela função que lhe foi delegada, mas pode ser remanejado para outra atividade e render mais.
As quatro dicas citadas podem ser melhor implementadas na gestão de tarefas com auxílio da tecnologia. Um dos principais benefícios de adotar um software é que ele executa rotinas manuais de forma rápida e com maior precisão do que um colaborador. Isso torna o profissional mais produtivo, principalmente se foram delegadas a ele várias atividades. Acompanhe as subseções a seguir e veja as principais tecnologias que podem ser praticadas na empresa!
A análise de dados veio para tornar a empresa menos dependente da intuição do gestor. Em outras palavras, ele passa agora a embasar suas decisões em dados precisos e que podem ser atualizados em tempo real. Além de registros internos sobre vendas e faturamento, por exemplo, é possível coletar dados de fontes externas, bem como informações sobre mercado, demanda e hábitos de consumo do público.
Com essa tecnologia em mãos, fica mais fácil traçar objetivos e metas realistas, bem como se beneficiar dos indicadores de performance. O projeto e suas tarefas passam a ser melhor gerenciados desde a concepção, passando pela delegação de funções e pelo monitoramento dos resultados. Todo esse trabalho de coleta, análise e processamento de dados é feito por um software dotado de Big Data, um dos termos mais em alta no momento, principalmente por conta da aceleração da transformação digital nas empresas.
Suponha que a empresa expandiu suas operações e os servidores estão agora lotados. Se ela não tem mais onde armazenar os seus documentos, ela pode optar pela computação em nuvem, que tem como uma das principais vantagens a não necessidade de expandir a infraestrutura de TI. Mesmo que essa não seja a situação do negócio, o armazenamento na cloud traz vários impactos, a destacar:
Muitas empresas aderiram ao home office durante o isolamento social. Outras já tinham ciência dos benefícios desse modelo de trabalho mesmo antes da crise sanitária do novo coronavírus. Nesse sentido, a necessidade de investir em ferramentas robustas de comunicação aumentou, já que o trabalho colaborativo deveria continuar, mesmo remotamente.
Uma ferramenta de comunicação integrada possui basicamente os objetivos de passar informes da empresa aos colaboradores, fazer reuniões de alinhamento e coletar feedbacks do time. É fundamental que os gestores estejam atentos a essa questão, no intuito de manter o time coeso e motivado no cumprimento de suas atividades.
É preciso deixar claro que os profissionais administram de formas diferentes o home office. Uns conseguem ser mais produtivos trabalhando em casa, outros têm mais dificuldade e precisam ser acompanhados de perto. Além disso, como a equipe não está mais no escritório da empresa, é preciso que os gestores estejam abertos para coletar opiniões e feedbacks acerca do trabalho remoto e tomar decisões estratégicas com base nisso.
A gestão de tarefas, como vimos, pode melhorar bastante com o uso da tecnologia. A aceleração do processo de transformação digital na empresa é crucial para superar desafios como o estabelecimento de objetivos e metas pouco realizáveis na prática. Além disso, o uso de ferramentas tecnológicas contribui na melhor organização das tarefas e automação de rotinas, aumentando a produtividade do time e o valor agregado do produto ou serviço final.
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