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Gestão à vista: saiba o que é e conheça 7 benefícios

Gestão à vista
Escrito por Qualitor

Gestão à vista é o nome dado a um modelo de gerenciamento disponível aos colaboradores com o objetivo de que possam visualizar os seus resultados em tempo real. Pensando em estratégias eficientes com o objetivo de aumentar os resultados por meio de engajamento e produtividade, as empresas adotam modelos como a gestão à vista.

Se a sua organização tem os processos internos em constante movimento, gerando bons resultados aos clientes, e, ao mesmo tempo, precisa cuidar da performance do grupo, este material é para você. Continue a leitura e saiba tudo sobre gestão à vista, além de conhecer os motivos por que deveria começar a implementá-la agora mesmo na sua empresa.

O que é gestão à vista?

Gestão à vista é o nome dado a um modelo de gerenciamento disponível aos colaboradores para que possam visualizar os seus resultados em tempo real. Normalmente, são informações que refletem o andamento dos trabalhos em um departamento ou mesmo em toda uma empresa. 

Atualmente, a tecnologia da informação, apoiada por equipamentos mais baratos e flexíveis, permite que os dados sejam exibidos online, facilitando o controle, o acompanhamento e a tomada de decisão. A comunicação de dados também é uma grande aliada, pois viabiliza o tráfego de informação por meio de diversas maneiras.

A utilização de gráficos e indicadores de desempenho permite que as equipes visualizem seu desenvolvimento e alcancem as metas que foram estabelecidas. Os dados podem ser atualizados online, possibilitando um gerenciamento em tempo real de todo o seu fluxo produtivo ou da prestação de seu serviço.

Quais são os benefícios desse controle?

São várias as vantagens que a gestão à vista traz para a administração de uma empresa. Saiba quais!

1. Democratização da informação

Com a utilização da gestão à vista, as informações são acompanhadas por todos da organização. Do principal executivo até o mais simples ajudante, todos podem ver o mesmo dado e no mesmo momento.

Isso facilita o entendimento, pois elimina o risco de ruídos de comunicação nos processos empresariais.

2. Engajamento e motivação

A partir de informações mais claras e atuais, toda a equipe fica mais motivada; sendo assim, o engajamento vem automaticamente.

Além disso, o clima organizacional fica mais cordial, e a relação entre líderes e liderados tende a ser mais tranquila.

3. Tomada de decisão

A gestão à vista permite que a tomada de decisão seja feita com mais segurança e rapidez. Assim, a agilidade se torna parte do dia a dia da empresa.

Alterações de curso em determinadas tarefas podem ser feitas quase que imediatamente, evitando problemas futuros.

A precisão na tomada de decisão é favorecida quando há a definição de indicadores que possibilitam antever problemas e indicar eventuais soluções. Nesse caso, o mapeamento dos indicadores é fundamental para proporcionar tal benefício.

As métricas devem ser alinhadas entre os gestores para, então, ser divulgadas, antes mesmo da apresentação dos resultados.

4. Controle de metas

Com esse tipo de gestão, é possível acompanhar o desempenho dos seus processos ou a eficiência dos colaboradores. Se você tem dificuldades em monitorar o resultado dos membros do seu time, a gestão à vista vai simplificar o seu trabalho, permitindo que o gestor foque o que realmente é importante.

Esse controle facilita as comparações de metas, a divulgação e o monitoramento desses resultados. Dependendo do tipo de atividade, podem ser apresentados os dados de empresas concorrentes, por exemplo, fazendo com que o time equipare o desempenho atual ao do competidor.

5. Melhoria da qualidade

Ter informações sobre os dados da qualidade em atendimento de serviços também é essencial, tendo como objetivo a satisfação do cliente, pois esses dados apontam quais processos devem ser aperfeiçoados.

Um produto ou serviço com baixo desempenho pode manchar a reputação de uma empresa em questão de minutos. As redes sociais tornaram isso possível e exigem que as empresas mantenham um controle rigoroso da qualidade.

A gestão à vista auxilia sobremaneira nesse ponto, explicitando as características que um produto ou serviço deve ter e como ele está sendo produzido ou executado.

6. Desenvolvimento da cultura organizacional

A gestão à vista divulga a cultura da organização, transformando a apresentação das informações em um processo de melhoria da comunicação interna.

A aplicação desse controle deve ser geral, ou seja, em todos os setores da empresa. Obviamente, cada setor ou órgão terá as suas informações específicas. Nem sempre é possível fazer essa mudança rapidamente, mas é importante que ela seja adotada por toda a organização.

O essencial é que a cultura seja difundida e utilizada da melhor maneira possível em cada ambiente — mesmo que os dados apresentados na área financeira, por exemplo, sejam diferentes dos que estão publicados na área comercial — e, com isso, alinhar as informações com uma comunicação interna efetiva.

7. Identificação de riscos e oportunidades

Outra vantagem que pode ser percebida com a aplicação desse modelo é a possibilidade de identificar riscos e oportunidades a partir do acompanhamento de dados.

Esse controle ajuda a minimizar falhas e auxilia a liderança a fazer uma tomada de decisões mais rápida, a fim de solucionar ou melhorar os resultados.

Como montar o quadro de gestão à vista?

Agora você já viu os benefícios do quadro de gestão à vista, mas ainda não compreendeu como vai montar o seu? Conheça alguns exemplos, para que fique claro:

  • kanban;

  • dashboard ou outros painéis de controle;

  • balanced scorecard — indicadores balanceados de desempenho.

Conheça mais detalhes sobre cada um desses sistemas!

Kanban

Esse termo é mundialmente conhecido. É uma técnica japonesa que consiste em uma divisão de três colunas (fazer, fazendo, feito) em que a empresa ou gestor usa post-its para organizar as tarefas.

Com essa técnica, é possível organizar as demandas por prioridades, deixando à vista o andamento e elevando a produtividade, uma vez que a equipe executa as tarefas pertinentes à urgência ao mesmo tempo em que visualiza o andamento delas.

Essa metodologia pode ser aplicada em qualquer segmento empresarial, inclusive entre os setores. Enquanto um time está realizando uma demanda, o outro fica com a seguinte, por exemplo.

Dashboard

Essa aplicação pode ser digital ou analógica e é um pouco mais completa do que o kanban, pois apresenta, além das solicitações, elementos extras, como controle de metas e resultados individuais.

Você pode adotar esse quadro de gestão à vista para criar uma competição entre os times, por exemplo, em que, a cada resultado, os dados são atualizados em tempo real.

Balanced scorecard — indicadores balanceados de desempenho

Essa metodologia tem como objetivo apresentar dados de desempenho de maneira mais clara, combinando diferentes setores dentro da empresa. Alguns indicadores que são analisados:

  • objetivos;

  • metas;

  • planos de ação.

Antes de aplicar esse modelo nos seus negócios, é preciso definir seus objetivos com isso, como:

  • quais indicadores serão apresentados? Separe os mais relevantes para cada equipe;

  • essa aplicação é interessante para o meu time?

  • Quem ficará responsável por isso?

  • Onde estamos e aonde queremos chegar com esses dados?

Além disso, é importante investir em um treinamento entre os colaboradores, com o objetivo de que todos estejam alinhados com os dados que serão apresentados a partir de agora. Pode ser um evento geral antes da implementação e também diário, caso haja mudança das metas, por exemplo.

Não se esqueça de acompanhar e realizar ajustes sempre que necessário. Essas mudanças também podem servir de incentivo aos colaboradores durante suas ações diárias, a fim de que todos estejam alinhados com as novas expectativas de resultados.

Como usar a tecnologia na gestão à vista dentro da organização?

No mercado, já existem alguns sistemas voltados para a gestão à vista. São ferramentas que podem ser utilizadas em diversas plataformas digitais, desde televisões de LED até smartphones ou tablets.

Esses softwares possibilitam a configuração do dashboard (ou painel de controle), com a apresentação visual das informações mais relevantes. É importante que esses painéis sejam idealizados de maneira a fornecer um rápido entendimento do usuário.

Utilizar os mais diversos tipos de gráficos facilita a compreensão e permite que o usuário entenda o seu significado com mais rapidez. As informações devem ser consolidadas e ajustadas para o público que vai visualizá-las.

A gestão à vista possibilita a apresentação das informações que são processadas nos sistemas de liderança das empresas. Conhecido como ERP — Enterprise Resource Planning —, esse programa integra todos os processos de uma empresa, desde a entrada de uma nota fiscal de um insumo de seu fornecedor até o recebimento de um título do seu cliente.

Os dados provenientes do ERP geram as informações que são apresentadas, preferencialmente de forma gráfica, para os painéis de controle (dashboards) que devem estar distribuídos e instalados por todos os setores da organização.

A gestão à vista é um sistema claro, que mostra para todos os setores as operações feitas pela empresa e todo o seu processo, mas, ainda assim, há desafios na aplicação, pois não é uma mudança rápida. De todo modo, ela é necessária, a fim de gerar bons resultados a curto e longo prazo.

Agora que você já conhece esse sistema e entendeu seus benefícios, pode gerar melhorias para o seu time e ter ainda mais resultados com baixo custo. Quer saber como fazer isso? Leia aqui sobre gestão de equipe e aprenda como formar um time campeão!

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