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Como gerar efetividade na Gestão de Despesas nos CSCs?

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Escrito por Qualitor

A correta Gestão de Despesas nos CSCs (Centros de Serviços Compartilhados) é vital para o êxito desse tipo de modelo de gerenciamento baseado em centros, permitindo às empresas que a aplicam maior redução de custos e otimização de seus processos internos.

Para conseguir isso, é importante ficar atento a quais práticas de excelência ligadas aos CSCs seguir, visando obter os benefícios corporativos provenientes desse tipo de estratégia.

Para lhe ajudar nesse ponto, separamos algumas informações sobre CSCs que podem ser muito úteis. Confira a seguir:

O que são CSCs?

Um CSC atua como uma solução integrada à organização, permitindo o desenvolvimento de estratégias corporativas, administrativas e transacionais. Desse modo, todo o trabalho e processo que não faz parte do core business (negócio principal) do empreendimento passa a ser imaginado como uma questão estrutural, integrando um CSC.

Partindo desse ponto, inicia-se um processo de desenvolvimento de estratégias para a otimização desses serviços e de suas relações com as demais áreas da empresa (comercial, financeiro, compras, marketing etc.)

Consequentemente, setores distintos da organização começam a executar o trabalho de um modo organizado, centralizado e alinhado.

Refletindo de forma estratégica e integrada, as corporações que adotam esse sistema de CSCs obtêm melhoras nos seus resultados, podendo reduzir custos e riscos.

Um CSC possibilita que o negócio se estruture e se organize conforme uma visão de serviços prestados, tendo igualmente foco na atuação interna, entre os setores, e foco na atuação externa, junto aos consumidores, fornecedores e parceiros. Isso em um cenário consolidado, equilibrado e padronizado, visando garantir a racionalidade e lógica no consumo de recursos financeiros, humanos e de tempo.

Como os CSCs ganharam relevância no mercado?

O conceito de CSC foi desenvolvido nos Estados Unidos na década de 70, passando a ser aplicado no Brasil a partir da década de 1990. Contudo, as implantações de Centro de Serviços Compartilhados no Brasil obtiveram maior crescimento durante os anos 2000, impulsionadas pelo grande desenvolvimento econômico da nação.

Nesse cenário, além de ter a preocupação com os gastos administrativos, o CSC era visto como uma alavanca para o crescimento do mercado, impulsionando as empresas rumo a uma efetividade maior na gestão das atividades que não integravam seus core businesses.

Quais os benefícios que os CSCs oferecem para as empresas?

A efetividade na gestão dos CSCs garante um gerenciamento de despesas mais eficiente. Além disso, há outros benefícios que os CSCs oferecem para as empresas, tais como:

  • conseguir maior economia de escala nas operações e nas atividades feitas em várias localizações;

  • acelerar o ritmo da implantação de otimizações em fluxos de trabalho;

  • reduzir custos de forma sustentável;

  • gerar sistemas e processos padronizados para se obter maior uniformidade por meio da empresa;

  • elevar a produtividade;

  • conseguir o melhor grau de controle e monitoramento em cima dos processos críticos e urgentes;

  • flexibilizar e simplificar o negócio para implementar as alterações chaves.

Como gerar efetividade na sua empresa por meio dos CSCs?

CSC consiste em um modelo de operação e organização em que os processos e fluxos corporativos são identificados, geridos e separados a partir de uma perspectiva de serviços/produtos integrados. Eles são apoiados por ações, práticas e sistemas que contribuem para a efetividade das metas e objetivos estratégicos do empreendimento.

Um Centro de Serviços Compartilhados é uma forma de organização que possui como propósito ocasionar vantagem competitiva, angariando maior eficiência e eficácia nos seus fluxos internos, bem como maior foco nas ações “core” (principais) do negócio.

Quem criar um CSC tem como estratégia principal o primor pela qualidade do trabalho, diminuindo riscos e gastos.

Não há um modelo de CSC único e padronizado, pois cada organização possui um foco distinto. Em algumas, há até relações internacionais.

No entanto, alguns aspectos comuns podem ser empregados, como centralização dos trabalhos e operações administrativas, criação de uma cultura visando conquistar melhorias e diálogo entre os departamentos organizacionais e padronização dos processos e serviços. Além disso, manter uma constante busca pelas melhores práticas no empreendimento.

Como aplicar os CSCs na sua empresa?

Esse modelo pode ser aplicado em fases, partindo do maior enfoque no corte de custos, na centralização e consolidação das atividades e no gerenciamento de processos com ênfase em suas otimizações. Também é preciso cuidar da gestão da demanda interna com vistas na racionalização do consumo de serviços, bem como primar pelo foco na educação da demanda.

Além disso, há algumas práticas de gestão que conseguem impactar e influenciar um controle de custos mais otimizado nas corporações, como gestão centralizada de contratos de facilities, consolidação de contratos de compras e implantação do conceito de lean office para retornos e ganhos de produtividade.

Outras ações benéficas são a implantação do modelo de gente e o gerenciamento com métricas de remuneração variável agressivas, estando elas atreladas aos indicadores de desempenho dos processos e fluxos de trabalho.

O chamado Orçamento Base Zero (OBZ), metodologia de planejamento de gastos que não possui como referência a base histórica de anos passados, mas repensa e reestrutura a empresa do zero, também colabora. Nele, para cada item de despesa se estipula um consumo para cada setor e um custo unitário. Essa prática necessita ser implantada em todo empreendimento, contudo, devido ao seu aspecto transacional, é possível executá-la com maior rapidez e agilidade junto aos CSCs.

Com os pontos acima, você terá como ampliar suas chances de ter uma boa efetividade na Gestão de Despesas nos CSCs da sua empresa. Isso poderá trazer melhor eficiência operacional e maiores resultados organizacionais, havendo até a possibilidade de elevar o rendimento da sua empresa.

Vale destacar que essa estratégia, quando bem aplicada, favorece a própria gestão das atividades secundárias do empreendimento, entregando maior efetividade e produtividade nesse aspecto. Isso torna a vida dos gestores mais fáceis, pois eles passam a contar com um importante instrumento de otimização organizacional que pode entregar importantes diferenciais competitivos em um mercado cada vez mais acirrado.

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